Um pouco sobre: ​​Modernização da segurança na área da saúde

Gestão de Visitantes: Soluções inovadoras em resposta a alguns dos maiores desafios relacionados à segurança hospitalar

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Gabrielle: Olá e sejam bem-vindos a um podcast em vídeo ao vivo oferecido pela Parabit Systems. Meu nome é Gabrielle e serei sua anfitriã no episódio de hoje. Hoje, contamos com a presença de Rob Leiponis, CEO da Parabit Systems, Kevin Whaley, Diretor de Segurança do Hospital da Universidade George Washington, e Stephen Biscotti, Diretor de Segurança do Hospital Mount Sinai South Nassau. E neste episódio, vamos falar sobre o que envolve a modernização da segurança na área da saúde atualmente. Obrigada por se juntarem a nós e sejam bem-vindos. Então, vamos começar com uma breve apresentação. Vocês poderiam me contar um pouco sobre o Hospital da Universidade George Washington e seus respectivos cargos? Vamos começar com o Rob.

Rob Leiponis: Olá, meu nome é Rob Leiponis e sou da Parabit Systems, fornecedora de soluções de gestão de visitantes , especialmente quiosques , para ambos os nossos clientes. Converse conosco hoje.

Kevin Whaley: O Hospital da Universidade George Washington está localizado na capital do país, Washington D.C. É um centro de trauma de nível 1, com mais de 400 leitos. É um ambiente único, com uma unidade de internação psiquiátrica e um serviço de emergência que pode atender de 2 a 350 pacientes por dia. Portanto, é um ambiente bastante dinâmico dentro da área urbana de Washington D.C. É um lugar singular para trabalhar. Diariamente, vemos todos os tipos de situações diferentes aqui na capital do país.

Gabrielle: Imagino, obrigada, e obrigada Steven.

Stephen Biscotti: Boa tarde a todos. Stephen Biscotti, Diretor de Segurança do Mount Sinai, South Nassau, em Oceanside, Nova York, localizado em Long Island. Nosso hospital tem 455 leitos e, na maioria dos dias, opera com capacidade máxima. Antes da COVID, recebíamos cerca de 1.000 visitantes por dia, e esse número subiu para aproximadamente 350 após a pandemia.

Gabrielle: Uau, maravilhoso. Então, a próxima pergunta é para Kevin e Steven, embora Rob, sinta-se à vontade para participar se tiver algo a acrescentar. Das suas respectivas posições como diretores de segurança, quais vocês consideram alguns dos maiores desafios relacionados à segurança hospitalar em geral, e mais especificamente na GWU e no South Nassau? Vamos começar com Kevin.

Kevin Whaley: Sim, então, o desafio é que a segurança é diferente de qualquer outro tipo de segurança, porque você está em um ambiente onde as pessoas vêm não porque estão tendo um bom dia, não estão em casa dizendo "queremos fazer hoje", "Ah, querida, seu marido ou esposa, onde quer que eu vá", "Onde quer que eu vá", "O hospital fica quatro horas e meia ou oito horas na sala de emergência assistindo TV a cabo de graça", sabe? Você está aqui porque está doente, ferido ou machucado, ou porque alguém de quem você gosta está doente, ferido ou machucado.

Isso aumenta o nível de tensão e ansiedade em toda a unidade. Sabe, temos pessoas que, infelizmente, morrem todos os dias, e nascem todos os dias. E lidamos com tudo o que acontece entre esses dois extremos. Então, tentar equilibrar esse desafio, ao mesmo tempo que buscamos proporcionar um ambiente seguro para todos os nossos pacientes e visitantes aqui no hospital, pode ser difícil. É preciso encontrar esse equilíbrio para demonstrar empatia, ao mesmo tempo que tentamos manter todos em segurança e garantir que as pessoas ajam de forma adequada, para que possamos tratá-las e oferecer o mais alto nível de serviços de saúde possível aqui no Hospital GW.

Gabrielle: Com certeza. E Steven, quais você acha que são alguns dos maiores desafios relacionados à segurança hospitalar?

Stephen Biscotti: Bem, concordo com o Kevin. Acho que isso pode ser usado como sinônimo de gestão de visitantes e violência no local de trabalho. Na gestão de visitantes , temos uma política muito rigorosa, permitindo apenas dois visitantes por dia, das 12h às 20h. E como você pode ver pelo que está acontecendo no mundo todo, especialmente aqui nos Estados Unidos, principalmente em prontos-socorros, a violência no local de trabalho está aumentando. Por isso, nos esforçamos para oferecer o mais alto nível de segurança aos nossos pacientes, funcionários e visitantes 365 dias por ano. E é muito, muito desafiador, acredite.

Gabrielle: Ah, eu acredito em você. Há muitos desafios relacionados à segurança. E, sabe, com a presença desses desafios específicos da segurança hospitalar, você conseguiu criar uma solução inovadora. Então, você poderia falar um pouco sobre como surgiu a ideia de implementar um sistema de gestão de visitantes? E o que exatamente levou você a essa solução? Vamos começar com o Kevin.

Kevin Whaley: Sim, é uma história peculiar. Para mim, a ideia surgiu quando eu estava viajando muito a trabalho. Antes da COVID, eu viajava bastante a trabalho e estava no aeroporto. Com o tempo, percebi a diferença entre ficar na fila, ir até o balcão e encontrar quatro ou cinco pessoas atendendo, e ter cinco ou seis funcionários lá atrás verificando você, suas bagagens e tudo mais, e como, nos últimos anos, houve a transição para os totens de autoatendimento. Agora você pode ter seis ou sete totens . E uma única pessoa fica lá gerenciando seis ou sete totens , orientando as pessoas, verificando-as e assim por diante. Foi daí que surgiu a ideia de explorar outras opções em relação aos totens . E para nós, também foi uma questão de encontrar parceiros, ou melhor, mais de um parceiro, que estivessem dispostos a trabalhar conosco para adaptar o nosso processo físico aqui no hospital GW de triagem e verificação de visitantes. O processo consistia em: o visitante chegar, perguntarmos quem ele estava visitando, ele fornecer o nome do paciente, verificarmos o nome do paciente por meio de uma lista impressa, no computador ou por SMS, e então solicitarmos um documento de identidade com foto. Depois de verificarmos o documento, imprimimos o nome do visitante em uma pequena folha de registro. Em seguida, emitíamos uma pulseira colorida específica para aquele dia e informávamos ao visitante para qual unidade do hospital ele deveria ir antes de entrar.

Então, estávamos tentando encontrar um parceiro disposto a pegar esse processo manual e transformá-lo em tecnologia. Tivemos a sorte de firmar parceria com a Parabit e a Stopware, por meio da PassagePoint, para o próprio VMS, de gerenciamento de visitantes , o software, para desenvolver desde a concepção da ideia até a implementação e o lançamento físico aqui no hospital GW. Assim, conseguimos verificar em tempo real a identidade do visitante do paciente por meio de integrações HL7, que integram o sistema entre o Parabit e nosso software SMS. Dessa forma, quando um paciente chega e faz o check-in no totem ou na estação de trabalho, o visitante digita o nome do paciente no campo de visitantes, o que verifica: a) se o paciente está internado no hospital e b) se ele pode receber visitas. E, como o Steven mencionou antes, agora estamos com um limite de um visitante por paciente por dia, além de usar protocolos de código para garantir que o visitante ainda não tenha recebido nenhuma visita naquele dia. Como eu disse, desde a concepção da ideia até a implementação, trabalhar com o Rob e sua equipe tem sido fenomenal para nos trazer essa integração. Estamos muito, muito animados com isso.

Gabrielle: Isso é incrível. E Steven, o que te levou a essa solução?

Stephen Biscotti: Bem, de forma quase semelhante ao Kevin, o consultório do meu médico, do meu dentista e do meu oftalmologista utilizam totens de autoatendimento. Eu obtive permissão dos consultórios para fotografar seus sistemas e conversei com a minha equipe de liderança aqui, sugerindo que implementássemos o gerenciamento de visitantes no hospital. E conseguimos. Temos um projeto arquitetônico aberto. Implementamos totens de autoatendimento em diversas entradas: a entrada principal, a entrada do ambulatório e a entrada do pronto-socorro. A ideia principal era que o Sistema Parabit exigisse uma carteira de motorista do estado de Nova York ou um passaporte, capturasse a foto e tirasse uma imagem. Conseguimos obter as informações pessoais do indivíduo e armazená-las em nossa rede. E temos uma rede com capacidade de armazenamento infinita. Assim, se, por algum motivo, precisarmos consultar alguém posteriormente, seja qual for o problema, uma ocorrência incomum, etc., temos a capacidade de localizar o indivíduo e já tê-lo identificado.

Gabrielle: Com certeza, e você sabe, manter o controle, como você descreveu sobre o gerenciamento de visitantes, é um componente muito importante da segurança hospitalar. E essa solução que você criou é uma ótima maneira de lidar com essa responsabilidade. E isso nos leva à nossa próxima pergunta: qual é a sua filosofia sobre o gerenciamento de visitantes na área da saúde? E, complementando isso, quais você considera as lacunas dos sistemas tradicionais de gerenciamento de visitantes em hospitais? Vamos começar com o Kevin.

Kevin Whaley: Sim, então, o que eu notei, como mencionei antes sobre a parceria com o Rob e nossos parceiros na Stopware, foi que existem, eu diria, uma dúzia de outros sistemas de gerenciamento de visitantes que, na verdade, não são realmente sistemas de gerenciamento de visitantes. São mais como softwares de rastreamento de visitantes, porque não possuem a tecnologia necessária para integração com o HL7. Isso exige que a equipe de TI do seu hospital trabalhe com a PassagePoint e a Parabit para desenvolver os códigos e todo o diretório. Eu não sou da área de TI, mas foi assim que eles fizeram. Para que haja uma confirmação real de que um visitante está ali para ver um paciente internado no hospital, ao contrário de outros sistemas em que, sim, eles escaneiam o documento de identidade, tiram uma foto e inserem o nome do paciente, mas não há essa integração para verificar se o paciente está realmente internado. Por exemplo, nós temos uma lista de atenção especial para esse paciente. Como eu disse, somos um centro de trauma de nível um e recebemos visitantes. Temos pacientes aqui que são vítimas de tiros, violência, esfaqueamentos e violência doméstica. Aqui em Washington D.C., temos o programa Hallo Protectee, que pode incluir desde funcionários do governo até dignitários estrangeiros que podem estar no hospital buscando tratamento ou visitando um paciente. Portanto, há um nível de restrições para visitantes aqui no hospital. E, para deixar claro, meu hospital não é um campus aberto, mas sim um campus fechado. Controlamos nossos pontos de entrada para o público, desde a entrada do pronto-socorro até a entrada principal. Esse gerenciamento eficaz de visitantes faz toda a diferença para nós. E, como mencionei antes, depois de utilizar o sistema, conseguimos não apenas analisar atos ilícitos, como, por exemplo, um paciente de radiologia ambulatorial que roubou o celular da recepcionista da recepção e saiu pela porta da frente. Identificamos o paciente, obtendo nome, número de identificação e outras informações, e contatamos as autoridades policiais, reunindo todas as informações disponíveis.

Gabrielle: Ótimo. E Steven, qual é a sua filosofia sobre gestão de visitantes na área da saúde?

Stephen Biscotti: Concordo plenamente com o Kevin em tudo o que ele disse. A questão principal era avaliar o fornecedor, encontrar o que melhor se adequasse à South Nassau e, felizmente para nós, a Parabit fica a apenas 20 minutos de carro. Portanto, optar por um fornecedor local foi crucial. O licenciamento HL também nos atraiu para a Parabit , o que proporciona a integração mencionada pelo Kevin, além da implementação de outros de segurança . E, claro, o denominador comum em todo esse pacote é a equipe. Temos uma equipe de altíssimo nível. Contratamos apenas profissionais de segurança altamente qualificados, policiais aposentados e veteranos aqui na South Nassau.

Gabrielle: Com certeza. E você tem alguma medida prática que hospitais e sistemas de saúde possam tomar hoje para dar um passo a mais rumo à modernização de seus sistemas de segurança, Kevin?

Kevin Whaley: Ah, a maior recomendação que eu daria é trabalhar com seus integradores. Concordo com o que o Steve disse antes: eu não moro perto do Rob e da Parabit , mas os sócios dele, como a Heather Glezen, que trabalha para o Rob, têm sido ótimos parceiros. Eu tive a oportunidade de visitar a Parabit, que fica em Long Island, Nova York. Peguei o trem expresso de Long Island pela primeira vez na vida, o que foi uma aventura, para dizer o mínimo. Mas pude ir lá e me encontrar com o Rob e sua equipe de engenheiros para discutir a fabricação, e eles projetaram e fabricaram os quiosques para atender às nossas necessidades. O que quero dizer com isso é que aqui na GW, ao contrário de outros sistemas que usam adesivos de visitante (como você vê muita gente usando nas roupas), trabalhamos com a Parabit para fabricar e projetar quiosques capazes de armazenar e manter as pulseiras. Então, quando terminamos o check-in, o sistema imprime uma pulseira com a data, o quarto do paciente, o leito para o qual ele está indo e o número do andar do visitante. O mais importante, como eu disse, é a data. Assim, quando alguém retorna no dia seguinte, por exemplo, entregamos a pulseira atualizada, fazendo o check-in novamente no totem. É assim que eu vejo a integração de sistemas. Quanto mais sistemas você conseguir integrar uns aos outros, por exemplo, o sistema de vídeo, o controle de acesso e o gerenciamento de visitantes , sob uma mesma estrutura, melhor. E isso permite expansão, como acontece com a segurança , que está em constante mudança. Nada é imutável na área da saúde; é preciso se adaptar às mudanças e aos novos cenários. Portanto, minha recomendação seria fazer parceria com um bom integrador, encontrar um bom integrador, se possível, e trabalhar em conjunto com ele para enfrentar todos os desafios que vemos diariamente na área da saúde.

Gabrielle: Com certeza. Essas são ótimas medidas a serem tomadas. E Steven, você tem alguma dica prática?

Stephen Biscotti: Então, novamente, concordo com tudo o que Kevin disse. Acho que é preciso olhar além do convencional e analisar o projeto arquitetônico. Firmamos uma parceria com uma empresa excelente, a Parabit , e isso é só o começo. Precisamos implementar mais de segurança . Mais adiante, precisamos analisar as melhores práticas de hospitais concorrentes que utilizam catracas com controle de acesso óptico, que funcionam como mais uma camada, mais uma barreira para o gerenciamento e controle de visitantes, buscando manter todos dentro da lei, satisfeitos, reduzindo as filas e agilizando o atendimento. Em alguns hospitais, todos nós queremos esperar em filas enormes, como as da Disney, e as pessoas começam a ficar irritadas. Elas se enfurecem e descontam nas pessoas erradas, nas pessoas que estão tentando se ajudar. Então, estamos tentando pensar fora da caixa com um grupo de especialistas para ver como podemos otimizar esse processo, segregando os funcionários que entram na instituição por várias entradas separadas e mantendo o acesso da comunidade por uma entrada principal. Levando tudo isso em consideração, ainda há muito trabalho a ser feito na área da saúde. Mas acredito que, trabalhando coletivamente, como fazemos aqui em Long Island, com nossos outros hospitais e nosso fórum de diretores de segurança, que se reúne trimestralmente para discutir o que está acontecendo na área da saúde e as tendências do setor, convidamos fornecedores para conhecer suas propostas e identificar as melhores práticas, não apenas para o presente, mas também para o futuro.

Gabrielle: Com certeza. E esses são ótimos passos a serem dados agora, no presente, e visando o futuro da segurança hospitalar. Rob, você gostaria de acrescentar algo?

Rob Leiponis: Sim, trata-se de criar uma solução que melhore os fluxos de trabalho, a segurança e valide as credenciais das pessoas, permitindo que elas acessem um espaço por um determinado período de tempo e, em seguida, bloqueiem o acesso de um segundo visitante. Além disso, é possível verificar os antecedentes das pessoas que entram nas instalações e impedir o acesso de pessoas que não deveriam visitar pacientes no hospital. Isso elimina os pontos de contato. Para mim, o gerenciamento de visitantes é uma solução muito mais eficiente com de autoatendimento do que com seguranças, pois elimina a necessidade de pessoas manusearem credenciais, passando-as para um segurança e, para as pessoas que visitam os hospitais, é fundamental minimizar o contato. Todos os nossos totens de autoatendimento possuem pontos de contato com proteção antimicrobiana. Os totens que estamos fabricando possuem superfícies com revestimento em pó antimicrobiano. Nosso objetivo é inovar constantemente em tudo o que criamos, trabalhar com nossos parceiros para atender às suas necessidades específicas, entender seus fluxos de trabalho e colaborar com a Stopware para desenvolver soluções que atendam diretamente a todos os seus requisitos. Dessa forma, eles podem minimizar custos e proporcionar um ambiente mais seguro para o setor hospitalar.

Gabrielle: Com certeza, e essa inovação constante é o que mantém vocês tão bem-sucedidos. E sempre à frente do seu tempo quando se trata de segurança hospitalar. Muito obrigada por essas dicas práticas sobre a modernização da saúde, segurança e hospitais. E eu gostaria de perguntar: você tem alguma consideração final ou ponto que gostaria de compartilhar com o público que está assistindo?

Rob Leiponis: Eu acho muito importante, como Steve e Kevin já mencionaram, que o gerenciamento de visitantes seja um ponto crucial. Mas integrar a biometria, como Steven mencionou, com catracas, utilizando soluções que funcionem com leitura de impressões digitais ou reconhecimento facial, permite que os visitantes sejam pré-selecionados antes de entrarem nas instalações. Isso proporciona uma medida de segurança para minimizar quaisquer ameaças que possam entrar no hospital, automatizar os fluxos de trabalho para tornar a operação dos hospitais menos dispendiosa e nos proporcionar um ambiente mais seguro. Acho isso extremamente importante. Melhorar a segurança e as medidas de vigilância em toda a instalação para proteger a equipe e os pacientes é imprescindível nos dias de hoje. Infelizmente, como todos estamos vivenciando, o mundo está se tornando um lugar cada vez mais inseguro. Portanto, precisamos estar constantemente na vanguarda e desenvolver tecnologias para proteger os pacientes, os visitantes e os funcionários do setor hospitalar.

Gabrielle: Com certeza, muito obrigada. E bem, isso é tudo que temos para o conteúdo de hoje. Um grande agradecimento a Kevin, Steven e Rob por se juntarem a nós hoje e por falarem sobre como podemos modernizar as soluções de segurança na área da saúde. Se você quiser conferir mais conteúdo da Parabit Systems, procure este podcast no Spotify, Apple Music ou onde quer que você ouça seus podcasts. Obrigada novamente por nos acompanharem.